Como Organizar Uma Reunião

Como Organizar Uma Reunião

Uma reunião serve para colocar em discussão assuntos em aberto entre um grupo de pessoas ou empresas. Como envolve um grupo de pessoas deve estar direcionada aos interesses que essas têm em comum, o que significa que deve ser algo bastante organizado, planejado com antecedência de forma confortável e amigável. Para você que está pensando em organizar sua primeira reunião ou quer fazer melhor do que a última que organizou, abaixo estão algumas dicas, confira:

Tenha o objeto certo e planeje a forma como esse será abordado - Antes de montar seu relatório, faça um rascunho com os principais tópicos que serão abordados durante a reunião. Depois de ter colocado todas as intenções no rascunho, faça um relatório e envia por e-mail uma copia para aqueles que irão participar da reunião. Assim todos estarão ciente dos tópicos que serão tratados. Lembre-se de que nesse relatório, você deve dar uma explicação sobre cada tema, como se fosse um resumo.

Atenção na hora de marcar o horário da reunião - Procure um horário em que todos que foram convocados para a reunião possam estar presentes, do início ao fim. Marcar a reunião durante o horário de serviço é a melhor opção, nem antes nem depois, durante!

Escolha as pessoas certas - Dependendo do que será discutido na reunião, não será necessário chamar todas as pessoas da empresa. Por isso, assim que estabelecer os tópicos da reunião, já resolva quem deve ir ou não. Isso também ajudará no ritmo da reunião, pois só estarão presentes pessoas que realmente estão diretamente ligada aos assuntos.

Procure um bom lugar para realizar a reunião - O lugar ideal para a reunião  deve ser um espaço que comporte confortavelmente o número de participantes e que os lugares estejam organizados de forma que todos possam se ver. Por isso que, na maioria  das vezes, as reuniões são em salas com uma mesa redonda, onde todos ficam frente  a frente e consigam ouvir o bem o orador.

É importante também deixar disponível papel, caneta e água para os demais participantes, assim eles podem fazer as anotações que considerarem importantes e não ficarem muito cansados durante a reunião.

Relatório final - No fim da reunião, deve ser elaborado um relatório contendo, além dos tópicos discursos, as discussões sobre os temas e as soluções propostas, afinal, esse é o objetivo da reunião. Anote tudo que considerar importantes, as opiniões jamais devem ser esquecidas, valorize todas as contribuições! Depois de feito, o relatório final deve ser encaminhado a todos que estiveram presentes na reunião.