Como Fazer Mala Direta

Como Fazer Mala DiretaA utilização da mala direta é um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulgação de produtos, serviços ou para fins informativos. O grande diferencial da mala direta está no fato de que, através de um único modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários ao qual a mesma será remetida. O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execução de uma tarefa que antes demandava muito tempo. Por isso, as instruções desse artigo sobre como fazer uma mala direta são baseadas nesse programa.

1. Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que contém o texto para ser enviado com todas as formatações desejadas, juntamente com os campos região que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um arquivo de dados (conteúdo dos campos) que mudarão de cliente para cliente.

2. Para servir como base de informações da nossa mala direta, crie no Microsoft Word uma tabela dividida em três colunas contendo as respectivas descrições: NOME, CARGO E SALÁRIO (preencha com dados) estabeleça o  nº de linhas com o nº de informações. No mínimo cinco linhas desta tabela, salve o documento com o nome de Contatos.doc e o feche em seguida).

Observação: A tabela deverá ser criada na primeira linha, pois casa haja um enter acima você não conseguirá concluir a mala direta.

3. Abra um novo documento no Word, digite a carta abaixo considerando inclusive as informações descritas entre parênteses: (com o alinhamento à direita, insira o local e a data) (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado à esquerda)

  • At.: NOME (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) Ref.:
  • Promoção (tecle quatro vezes o Enter e digite as informações abaixo usando o alinhamento justificado)
  • Informamos que a vossa promoção para o cargo de CARGO foi aprovada pela nossa Diretoria Executiva, sendo o vosso salário reajustado para o valor de R$ SALÁRIO. (tecle seis vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) Atenciosamente (tecle seis vezes o Enter e digite com o alinhamento centralizado) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

Após concluir a edição da carta acima, aplique as formatações que julgar necessárias e em seguida, salve o documento com o nome de Mala direta.doc.

4. Para facilitar e agilizar o desenvolvimento o trabalho, siga os passos descritos abaixo para a exibição da barra de ferramentas mala direta:

  • Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus.
  • Desloque com a seta para a direita até o menu Ferramentas.
  • Desça com a seta até o item Cartas e correspondências e mova uma vez a seta para a direita.
  • Desça com a seta até o item Mostrar barra de ferramentas ‘Mala direta’ e caso esta opção esteja desmarcada, tecle Enter para exibi-la, no contrário, tecle Esc para abandonar a barra de menus e retornar à área de edição.

5. Agora que possuímos uma base de informações e um modelo de documento principal, para fins didáticos, vamos dividir a criação da mala direta em quatro etapas.

-  Configurando o documento principal:

  • Acesse a barra de ferramentas mala direta, através da tecla Alt e depois Control Tab.
  • Pressione Enter no botão Configuração do documento principal.
  • Selecione com o uso das setas a opção Cartas e tecle Enter para confirmar.

- Selecionando a base de informações:

  • Acesse a barra de ferramentas mala direta.
  • Desloque até o botão Abrir fonte de dados e tecle Enter.
  • Indique o arquivo Contatos.doc e tecle Enter para confirmar.
 - Atribuindo campos ou valoresao documento principal da mala direta:

- Através do comando Localizar Ctrl L, localize na carta o campo desejado ex: Localize o campo Nome, tecle enter, Esc para fechar o menu Localizar, com o ponto poderá verificar a palavra selecionada.

  • Acesse a barra de ferramentas mala direta.
  • Desloque até o botão Inserir campos de mesclagem e tecle Enter.
  • Com o uso das setas selecione o campo desejado, como por exemplo NOME.
  • Pressione Tab até o botão Inserir, tecle Enter para confirmar e Esc para retornar à área de edição do documento.

6. Execute os passos descritos acima também para os campos CARGO e SALÁRIO e em seguida, salve o arquivo Mala direta.doc.

7. Para alternar entre a exibição dos campos ou dos seus respectivos valores no documento, você deverá acessar a barra de ferramentas mala direta e pressionar o botão Mostrar campos/valores.

8. Gerando a mala direta:

  • Acesse a barra de ferramentas mala direta.
  • Desloque até o botão Mesclar ao documento e tecle Enter.
  • No controle apresentado, selecione uma entre as opções Todos (exibe todos os registros), Registro atual (exibe o registro selecionado) e De (você precisará informar um intervalo indicando valores para os campos “De” e “Até”).
  • Pressione Enter no botão OK para concluir. Por fim, as cartas serão exibidas em um novo arquivo onde você poderá imprimi-lo ou salvá-lo para uma futura impressão.